Perda por vencimento é um custo silencioso. Ela não aparece numa conta a pagar, não tem boleto, ninguém liga cobrando. Aparece só no fim do ano, na forma de “vendi bem, mas não sobrou nada”.

Num mercadinho pequeno, 2% de perda em perecíveis já come metade da margem da categoria. E o pior: quase toda essa perda era evitável com uma semana de antecedência.

Por que a validade some do controle

Três motivos, e nenhum deles é preguiça:

Ninguém anota. A data está na embalagem, não no sistema. Pra saber o que vence, alguém tem que ir na prateleira olhar.
Quando alguém percebe, já é tarde. Faltando dois dias, desconto de 30% não vende. Faltando quinze, vende com 10%.
A perda não é registrada. O produto vai pro lixo e o estoque continua dizendo que existem 6 unidades. Aí a próxima contagem dá diferença, e a diferença vira “roubo” na cabeça de todo mundo.

O terceiro é o mais caro, porque destrói a confiança no estoque inteiro.

A rotina que funciona

É semanal e leva quinze minutos.

Segunda de manhã, filtre o que vence nos próximos 15 dias. Essa lista é curta — normalmente 5 a 20 itens.

Para cada item, uma de três decisões:

Vence em 10+ dias e gira bem → não faz nada, vai vender sozinho.
Vence em 10+ dias e gira devagar → desconto pequeno e vai pra ponta de gôndola, com cartaz de oferta. É aqui que se ganha dinheiro.
Vence em menos de 5 dias → desconto agressivo hoje, ou combo com um item que gira (“leve o queijo, leve o pão”).

Sexta, olhe de novo o que sobrou da lista de segunda. O que não vendeu com desconto pequeno recebe desconto grande.

Registre a perda quando ela acontecer

O produto que venceu mesmo assim precisa sair do estoque por movimentação de perda, não sumir.

Duas razões práticas:

O estoque volta a bater com a prateleira. Sem isso, toda contagem futura vira discussão.
A perda vira número. No fim do mês você consegue perguntar “qual categoria mais perde?” — e a resposta muda a sua compra.

Loja que registra perda compra melhor. Loja que não registra compra sempre a mesma quantidade e perde sempre o mesmo tanto.

Compre pensando na validade

O ciclo se fecha na compra. Se o iogurte vence em 20 dias e você vende 10 por semana, comprar 40 é garantir perda — não importa o desconto que o fornecedor deu.

A regra simples: não compre mais do que você vende no prazo de validade, mesmo com desconto por volume. O desconto de 15% do fornecedor não paga 25% de perda.

O que dá pra automatizar

Data de validade no cadastro do produto, por loja (a mesma marca pode ter lotes diferentes em filiais diferentes).
Um filtro “A vencer” ordenado do mais urgente.
Impressão de cartaz de oferta direto da lista filtrada.
Movimentação de perda com motivo, que sai no relatório.

Não precisa de rastreio de lote completo pra isso. Guardar a data do lote que está na prateleira já resolve o problema que dói.

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