“O sistema diz que tem 10, mas na prateleira tem 7.” Toda loja conhece esse furo. Inventário é o processo de contar o que tem de verdade e acertar o saldo — e, bem feito, ele para de ser pesadelo anual e vira rotina. Aqui está como fazer.

Por que o estoque “desbate”

Antes da contagem, entenda as causas (pra atacar a raiz, não só o sintoma):

Venda não registrada — saiu pela porta sem passar no PDV.
Perda/quebra/furto não lançados.
Entrada de fornecedor digitada errada (ou não digitada).
Transferência entre lojas anotada no caderno.

Inventário acerta o número de hoje; processo evita desbater de novo.

O passo a passo

1. Escolha o método

Inventário geral — conta a loja inteira (geralmente fora do horário, ou com a loja fechada).
Inventário rotativo/cíclico — conta um grupo de produtos por vez (ex.: uma categoria por semana). Menos parada, mais constância. Pra loja com muito item, costuma ser melhor.

2. Conte a prateleira

Conte o físico, categoria por categoria. Use o leitor de código de barras pra agilizar e errar menos.

3. Lance o ajuste

Compare o contado com o saldo do sistema e lance a diferença (pra mais ou pra menos) como ajuste de estoque. No Jefacil, isso é em Movimentações → Ajuste, e cada lançamento fica registrado com data, motivo e usuário — nada some, tudo audita. Veja controle de estoque.

Não “zere e recadastre”. Ajuste a diferença. Assim você preserva o histórico e consegue investigar de onde veio o furo.

4. Investigue os furos grandes

Diferença de 1 ou 2 unidades acontece. Diferença grande num produto de valor merece investigação — pode ser processo (venda sem registrar) ou perda real.

Com que frequência?

Itens A (os que mais vendem e valem) — conte com mais frequência (mensal ou rotativo). Veja curva ABC.
Itens C — conte com menos frequência.
Geral — pelo menos uma vez por ano (e ajuda no balanço contábil).

Multi-loja: conte por loja

Em mais de uma loja, o inventário é por loja — cada filial tem seu saldo. O sistema deve fechar por loja e ainda mostrar o total da rede. E lembre: transferências entre lojas precisam estar registradas no sistema, senão o furo vira “sumiço”. Veja controle de estoque de várias lojas.

No Jefacil, o ajuste de inventário é rastreável e o alerta de estoque mínimo te avisa antes de faltar — pra o saldo bater e continuar batendo. Teste 14 dias grátis, sem cartão.