Chegou o caminhão com 60 itens. Alguém vai sentar e digitar 60 linhas: produto, quantidade, custo. Leva uma hora, tem erro de digitação, e o custo que entra errado estraga a margem do produto pelos próximos seis meses.

O detalhe é que essa nota já existe em formato digital. Toda NF-e tem um XML — é ele que vale pro fisco, o DANFE de papel é só a representação. Se o XML tem os 60 itens com código, quantidade e valor, não faz sentido redigitar.

Onde conseguir o XML

Três caminhos, do mais fácil pro mais chato:

O fornecedor manda por e-mail. É obrigação dele. Muitos mandam automaticamente; se não manda, peça — é só configurar do lado dele.
A chave de acesso. Aqueles 44 dígitos impressos no rodapé do DANFE. Com ela dá pra buscar o XML direto, sem depender do fornecedor. E ela pode ser bipada com o leitor de código de barras, não precisa digitar.
O portal da SEFAZ. Funciona, mas é o caminho manual.

O caminho 2 é o que muda o dia a dia: o conferente bipa o DANFE que veio com a carga e a nota entra.

Pra buscar pela chave, a loja precisa ter o CNPJ cadastrado — a nota só é aceita se o destinatário dela for você. É proteção, não burocracia.

O que a importação resolve — e o que ela não resolve

Resolve: fornecedor identificado pelo CNPJ, itens com quantidade e custo, dados fiscais de cada produto.

Não resolve sozinha: qual produto da nota é qual produto seu. O fornecedor chama de “ARROZ TIPO1 5KG BRANCO”; no seu cadastro é “Arroz 5kg”. O sistema precisa casar os dois.

O casamento acontece por código de barras (GTIN) ou por SKU. Por isso vale manter o GTIN preenchido: é o código do fabricante, igual na sua base e na nota dele.

E os produtos que não estão cadastrados?

Esse é o momento em que a maioria desiste e vai digitar tudo. Não precisa.

Item que não bateu com nada pode ser cadastrado a partir da própria nota: nome, código de barras, NCM e unidade vêm do XML. Você só decide o preço de venda. É a forma mais rápida que existe de cadastrar produto novo — e a mais correta, porque o dado fiscal vem da fonte.

Confira antes de gravar

Importação boa mostra um preview: o que vai entrar, o que casou com o quê, o que ficou de fora. Nada é gravado antes de você olhar.

Confira principalmente duas coisas:

Quantidade fracionada. Nota de 12,350 kg tem que entrar como 12,350, não como 12.
Custo. É o número que vai definir a sua margem.

Aproveite pra atualizar custo e preço

O recebimento é o momento certo pra isso. O custo daquela nota é o custo real de hoje — não o de três meses atrás.

Dá pra atualizar o custo dos produtos com o valor da nota e aplicar um markup pra recalcular o preço de venda de uma vez. Se o fornecedor subiu 8%, seu preço sobe junto, no mesmo minuto, e a etiqueta de gôndola sai reimpressa. Ver margem por produto.

A conta a pagar

Compra registrada gera a conta a pagar. Uma escolha de fluxo importa aqui: a conta nasce com a compra, não com o recebimento.

O compromisso com o fornecedor existe desde o pedido. Se a conta só aparecesse quando a mercadoria chega, uma compra parcelada feita hoje pra entregar semana que vem sumiria do seu fluxo de caixa exatamente na semana em que você precisa se planejar.

E quando você paga adiantado sem ter recebido, precisa existir um jeito de lançar a compra já quitada — senão ela fica pendurada em aberto pra sempre.

No Jefacil, Compras importa a NF-e por XML ou pela chave de acesso, casa por EAN ou SKU, cadastra o que faltar a partir da nota e atualiza custo e preço no recebimento. Teste grátis por 14 dias.