Estoque › Compras registra a reposição de mercadoria e liga ela ao financeiro. A compra tem dois momentos: o cadastro (o que você comprou, de quem e como vai pagar) e o recebimento (a mercadoria chegou e entra no estoque).

Registrar uma compra à mão

Em Compras › Nova compra:

1. Escolha o fornecedor. Se ele ainda não existe, Cadastrar novo fornecedor abre ali mesmo, sem sair da tela.
2. Adicione os itens: produto, quantidade e custo por unidade. Produto com grade tem Lançar em grade, com a quantidade de cada numeração. Custo zero é aceito (brinde ou bonificação). Produto vendido por peso ou volume (kg, g, l, ml, m) aceita quantidade quebrada, com vírgula: 0,500 kg de um pacote de 500 g. Em unidade, só número inteiro. Se o botão de criar ficar apagado, o rodapé diz o que falta e em qual item (produto, custo ou quantidade). A nota traz só o total do item? Toque em UN dentro do campo de custo: ele vira TOT e você digita o total da linha. Ex.: pediu 1000, chegaram 996 e a nota diz R$ 1.000,00 — digite 996 e 1.000,00. A compra e a conta a pagar saem exatamente R$ 1.000,00, e embaixo do item aparece o custo por peça exato (R$ 1,0040). Mudar a quantidade depois mantém o total. Ao editar, o item lançado pelo total abre de novo pelo total.
3. Comprou em caixa? Em cada item, Vem N por embalagem e o valor da embalagem calculam o custo por unidade. O atalho também aparece ao editar uma compra pendente, pra corrigir o que foi lançado por caixa.
4. Em Despesas da compra, informe frete, seguro, outras, desconto e Impostos da nota (IPI/ST). Eles entram no total, na conta a pagar e no custo da peça: são rateados pelo valor entre os itens e, quando a nota informa o imposto de cada produto, o custo da peça usa exatamente esse valor.
5. Se controla vencimento, preencha a validade de cada item.
6. Em Pagamento, escolha A pagar (com vencimento e parcelas) ou Já paga. Com 2 parcelas ou mais, marque Parcela a cada: Mês, Quinzena, Semana ou Dias — Vencimentos mostra a data de cada parcela antes de salvar.
7. Se a mercadoria já está na loja, marque Mercadoria já recebida: a compra é criada e recebida de uma vez (Criar e receber).

Se a loja tem espaços de estoque cadastrados (freezer, depósito), abaixo dos itens aparece como cada espaço fica depois desta compra — “Freezer: 62 + 10 a caminho + 20 desta compra = 92 de 87 · passa 5”, em âmbar quando passa. É só um aviso: a compra grava igual. O detalhe de uma compra ainda não recebida (inclusive a importada da NF-e) mostra o mesmo. Veja espaço de estoque.

Quando nasce a conta a pagar

Compra lançada à mão: a conta a pagar nasce ao salvar a compra, não no recebimento. O compromisso com o fornecedor existe desde o pedido, e é assim que uma compra parcelada feita hoje, pra entregar semana que vem, já aparece no seu fluxo de caixa.

• No padrão (Mês), as parcelas caem no mesmo dia de cada mês (10/03, 10/04, 10/05). Mês sem aquele dia, como 31, cai no último dia do mês.
• Fornecedor que cobra toda semana ou a cada 15 dias: marque Semana ou Quinzena e as parcelas andam de 7 em 7 ou de 14 em 14 dias a partir do 1º vencimento.
• Prazo que não é nenhum desses (a cada 10 dias, 28 em 28): marque Dias e informe A cada quantos dias, de 1 a 180. As parcelas andam de N em N dias a partir do 1º vencimento.
• Já paga lança a despesa quitada, sem pendência.
• Compra de valor zero não gera conta: o estoque entra e nenhuma dívida é criada.
• Editar a compra antes de receber refaz as contas em aberto com o novo valor, mantendo o parcelamento, o vencimento e o ritmo (semanal continua semanal, a cada 10 dias continua a cada 10 dias). Mudar o prazo é em Financeiro › Contas a pagar.

Compra importada da NF-e: a conta a pagar nasce no recebimento. Ao clicar em Receber, o sistema pergunta como foi o pagamento: A prazo (parcelas, 1º vencimento e Parcela a cada) ou Já paga. Se o XML da nota traz as duplicatas (cobrança com vencimentos), o Receber já abre com uma data editável por duplicata, e as contas a pagar nascem nessas datas; o valor é dividido por igual entre elas. Prefere outro prazo? Toque em Digitar o prazo à mão e o formulário de sempre volta.

Veja contas a pagar e a receber.

Importar a NF-e do fornecedor

Bem mais rápido que digitar. Três caminhos:

Notas destinadas

A caixa de entrada das notas que os fornecedores emitiram contra o CNPJ da loja. Fica em Compras › Mais › Notas destinadas. A tela lista fornecedor, número, emissão, valor e situação de cada nota, com Ver DANFE, Importar para o estoque e Ignorar esta nota. Atualizar busca as notas novas na SEFAZ, que pode levar algumas horas pra distribuir uma nota recém-emitida. Numa loja sem CNPJ próprio, a tela mostra as notas das lojas com CNPJ que você acessa, com um selo dizendo de qual loja cada nota veio. Ao importar, a compra entra na loja que está aberta.

Listar não declara nada à SEFAZ. A ciência da operação só é registrada quando você abre ou importa a nota.

Pelo arquivo

Compras › Mais › Importar XML (NF-e). Um arquivo abre a conferência item a item. Vários XMLs de uma vez, ou um ZIP (do jeito que o contador manda, com subpastas e os PDFs dentro, que são ignorados) entram em lote: primeiro uma simulação, que mostra o que vai entrar sem gravar nada, depois a importação. Nota já importada é pulada, e uma nota com problema não derruba as outras.

Pela chave de acesso

Não tem o arquivo, só o DANFE na mão? Digite ou bipe os 44 dígitos da chave. A nota precisa ter sido emitida contra o CNPJ da loja, e a busca usa o mesmo certificado digital da emissão.

O que a importação faz

1. Acha o fornecedor pelo CNPJ e cadastra se ainda não existir.

2. Casa cada item com o seu produto, nesta ordem: código do fornecedor (o que ele usa na nota dele e que você já ligou a um produto), SKU, código de barras do produto e da peça.

3. Mostra tudo antes de gravar. Cada item reconhecido traz a linha Cadastro: nome (SKU) · pelo SKU (ou pela referência do fornecedor, pelo código de barras, pelo vínculo), e um aviso quando o nome da nota é bem diferente do do cadastro, pra você conferir se é o produto certo. Se não for:

   • Trocar cadastro: escolha o produto certo. O estoque e o custo entram nele, e a próxima nota desse fornecedor já casa com ele.
   • Não é este produto: o item volta pros sem cadastro, e dá pra cadastrar na hora sem esbarrar no código do produto antigo.
   • Mudar preço: o item reconhecido mostra o preço de venda de hoje e o markup que ele dá sobre o custo da nota (da peça, quando a caixa é desmembrada). Digite o preço novo, ou marque mudar preço nos itens e use Sugerir preços com um markup. O preço novo só vale quando a compra for recebida, e só na loja da compra. Item desmarcado fica com o preço que já tem. Precisa da permissão de gerenciar produtos.

   Em cada item sem cadastro você escolhe:

   • Usar um produto que já tenho: liga o item a um produto existente. O vínculo fica gravado e a próxima nota desse fornecedor casa sozinha. É o caso do fornecedor que manda um código por cor de um produto que você cadastrou uma vez só.
   • Cadastrar na hora: nome, código de barras, NCM e unidade vêm da nota; você confere e define o preço de venda (ou usa Sugerir preços com um markup).

4. Item que vem em caixa com várias peças pode ser desmembrado: o estoque entra em peças e o custo é dividido. O código de barras da peça é deduzido do código da caixa, e a tela pede pra você conferir bipando.

5. Frete, seguro e despesas da nota entram no custo quando a nota é importada inteira. Se algum item ficou de fora, eles não são rateados. O IPI e o ICMS-ST dos itens que entraram somam mesmo na nota parcial.

6. Nota com valor abaixo do real? Corrigir o custo ajusta o custo da peça pelo percentual que você pagou de verdade. O total da compra continua o da nota.

7. A compra é criada Pendente, pra você conferir e receber.

Quantidade fracionada é respeitada (12,350 kg entra como 12,350). Produto que estava excluído é reativado em vez de duplicado.

Receber a mercadoria

Quando a mercadoria chega, clique em Receber (na lista ou dentro da compra). O estoque entra na loja e o custo de cada produto é atualizado com o custo da compra, já com as despesas. O custo médio é recalculado com o que já estava na prateleira.

Produto com grade: se a nota não diz o tamanho, o recebimento pede qual numeração entrou.

Recebeu no dia errado ou a nota trocada? Desfazer recebimento tira do estoque o que entrou (com uma movimentação de saída, pra o histórico fechar), cancela a conta a pagar em aberto e devolve a compra pra Pendente. Não dá pra desfazer se a despesa já foi paga, se a mercadoria já saiu ou se parte da compra está numa transferência para outra loja que não foi cancelada nem rejeitada.

Mandar parte pra outra loja

Comprou tudo numa loja e parte vai pra outra? Abra a compra recebida e clique em Mandar parte pra outra loja (o mesmo atalho aparece no aviso verde logo depois de Receber). A tela já vem com os itens da compra: escolha a Loja destino e digite só o que vai em cada item. O que ficar em 0 continua nesta loja. Produto com grade vem com uma linha para cada numeração recebida (o 38, o 39…), e não dá pra mandar mais de uma numeração do que a compra trouxe dela. Daí em diante é uma transferência normal, com aprovação (ou confirmada na hora) e nota fiscal quando os CNPJs são diferentes.

Já sabe, na hora de receber, que parte vai pra outra loja? No Receber, abra Já mandar parte pra outra loja (aparece só nos planos Growth ou superiores, em conta com mais de uma loja e para quem pode fazer transferências): escolha a Loja destino e digite o Vai de cada item. A compra entra inteira nesta loja e a transferência nasce pendente, no mesmo clique. Com a seção fechada, ou com tudo em 0, o Receber é o de sempre. Se a transferência não puder ser criada (a outra loja está suspensa, a internet caiu…), a compra continua Recebida e a tela de Mandar parte pra outra loja abre sozinha com a loja e as quantidades que você digitou: confira e confirme só a transferência, sem receber a compra de novo. Com mais de duas lojas, o Receber já sugere a última loja destino que você usou.

O sistema não deixa mandar mais do que a compra trouxe, somando as transferências que já saíram dela: se passar, o aviso aparece na linha do produto. Pra cobrar da outra loja o que foi, marque Cobrar repasse de (a loja destino): cada item ganha o valor por unidade, já com o custo do produto lá, e o total aparece embaixo — veja cobrar o repasse. Embaixo do botão, Já foi pra outra loja mostra pra onde a compra foi repartida, com a situação de cada transferência e o link pra ela.

Aparece a partir do plano Avançado, com duas lojas ou mais, para quem tem a permissão de transferências.

Acompanhar

Os cartões do topo (Pendentes, Recebidas e Comprado no período) filtram a lista. A busca acha por fornecedor, operador, produto e pela chave da nota. Compras parceladas mostram as parcelas na linha.

Todo mês o contador pede os XMLs de entrada: Compras › Mais › Exportar XMLs de entrada baixa um ZIP com o XML de cada nota importada no período, mais um índice em CSV.

Compra × entrada manual

• Compras: reposição com fornecedor, nota, custo e conta a pagar. Use no dia a dia.
• Movimentações › Registrar entrada: acerto rápido de estoque, sem financeiro. Veja controle de estoque.