Terça-feira, dez da manhã, movimento fraco. A funcionária pega o celular, abre o Jefácil e escolhe uma marca de ferramentas. Conta a prateleira, digita, confirma. Entra um cliente, ela para, atende, e depois volta para a lista exatamente onde estava. Até sexta, as cinco marcas principais da loja estão conferidas, e a loja não fechou nenhum dia para isso.

Esse é o inventário que funciona para loja pequena: aos poucos, pelo celular, sem fechar a porta. O método clássico, com a loja fechada, a equipe inteira contando e uma planilha para digitar depois, continua válido e está explicado em como fazer inventário. Este post é sobre o jeito contínuo.

Anual ou contínuo?

	Inventário anual	Conferência contínua
Quando	Uma vez por ano, com a loja fechada	Todo mês, nos horários mais calmos
Quem conta	A equipe inteira, de uma vez	Uma ou duas pessoas, aos poucos
Ajuste do estoque	No fim, tudo junto	Na hora, produto por produto
Furo descoberto	Até 12 meses depois	No mesmo mês
Custo	Um dia de loja fechada	Minutos por dia

O inventário anual pode ser exigido pela contabilidade, e ele não some. A conferência contínua é o que mantém o saldo confiável nos outros 364 dias.

Como funciona no Jefácil

Em Estoque › Inventário, a tela abre com a conferência do mês. Ela foi feita para caber no celular.

Escolha a marca no topo. O número ao lado mostra quantos produtos dela já foram conferidos. Também existe a opção “Sem marca”.
Busque ou bipe o produto. Dá para buscar por nome, SKU ou código de barras, inclusive pela câmera do celular. Se o código achar um único produto, o cursor já vai para o campo de contagem.
Digite quanto contou em “Contei” e confirme. A diferença vira um ajuste de estoque na hora, com o nome de quem contou e quando.
Parou para atender? A aba Pendentes guarda o que falta e a aba Conferidos mostra o que já foi feito. A lista continua de onde parou.
No mês seguinte, tudo volta a pendente, e a conferência recomeça. O histórico de cada ajuste fica em Estoque › Movimentações.

O passo a passo com as telas está em inventário na central de ajuda.

Contagem cega: por que quem conta não deve ver o saldo

Se a pessoa que conta vê que o sistema diz “12”, a tentação é olhar rápido para a prateleira e apertar “bateu”. A conferência passa a confirmar o sistema em vez de conferir.

No Jefácil, dá para dar a um funcionário só a permissão de contar, chamada “Conferir estoque (inventário)”, sem a de ver o estoque. Quem tem só essa permissão conta às cegas: não vê o saldo do sistema nem antes nem depois de digitar. O dono e quem já vê o estoque no resto do sistema continuam vendo o esperado e o contado lado a lado. Veja permissões.

Na prática, a funcionária conta, e você olha as diferenças depois, na aba Conferidos ou em Movimentações.

O que fica fora

Para o número não mentir, alguns itens não entram na conferência:

Serviços, que não têm estoque.
Kits, porque o saldo deles vem dos componentes, e os componentes são contados um a um.
Produtos com grade (tamanho e cor). Eles aparecem na lista, mas o saldo mora em cada numeração. Confira cada tamanho em Movimentações.

Se a loja não tem o controle de estoque ligado, não há saldo para conferir, e a tela avisa.

Uma rotina que cabe no mês

Semana 1: as marcas que mais vendem. É onde o furo aparece primeiro.
Semana 2: os produtos de valor alto. É onde o furo custa mais.
Semanas 3 e 4: o resto, marca por marca, nos horários calmos.

Diferença grande? Não ajuste e esqueça. Investigue: venda sem baixa, entrada de nota errada ou perda. Veja furo de estoque: como investigar.

O ajuste de inventário mexe no saldo e no valor do estoque, e perdas podem ter tratamento fiscal próprio. Se o ajuste for grande ou recorrente, converse com o seu contador sobre como registrar.

Resumo

Abrir Estoque › Inventário no celular
Dar a quem conta só a permissão de contar (contagem cega)
Conferir marca por marca, nos horários calmos
Confirmar cada contagem: o estoque é ajustado na hora
Conferir a grade de cada numeração em Movimentações
Recomeçar todo mês, quando tudo volta a pendente

O Jefácil transforma o inventário numa conferência mensal pelo celular, com contagem cega e ajuste na hora, sem fechar a loja. Teste 14 dias grátis, sem cartão.