Todo mundo cuida do caixa. Quase ninguém cuida da porta dos fundos — e é por ali que a maior parte do problema de estoque entra.

Carga conferida no olho, nota digitada de memória, divergência descoberta um mês depois quando já não dá para reclamar. O conserto é um processo simples e chato, feito toda vez.

O princípio: conferir antes de assinar

O canhoto assinado é a sua declaração de que recebeu o que está na nota. Depois disso, reclamar é negociação; antes, é direito.

Isso significa que a conferência precisa acontecer com o entregador ainda ali. Se a sua operação não permite isso, pelo menos anote a ressalva no canhoto antes de assinar.

As três conferências

1. Conferência cega (a mais eficaz)

Quem confere recebe a lista sem as quantidades e conta o que chegou. Só depois compara com a nota.

Parece detalhe, mas muda tudo: quando a pessoa vê “24” escrito, ela tende a contar até achar 24. Sem o número na frente, ela conta o que existe.

2. Conferência de quantidade e item

Item por item: é o produto certo, na quantidade certa? Atenção especial ao clássico do setor — caixa versus unidade. A nota diz 2 caixas, e a caixa tem 12. Quem lança “2” acabou de criar um furo de 22 unidades.

3. Conferência de qualidade e validade

Embalagem danificada, produto quebrado.
Validade: recuse ou negocie prazo curto. Aceitar produto com dois meses de validade porque “já veio” é comprar perda. Veja controle de validade e perdas.
Lote e integridade, no que se aplica.

Confira o preço, não só a quantidade

Essa é a que mais custa dinheiro e a que menos gente faz.

O preço da nota bate com o pedido? Bonificação combinada veio? Desconto negociado foi aplicado? Frete está como acordado?

Divergência de preço não aparece na contagem — aparece na sua margem, meses depois, quando você já vendeu tudo pelo preço errado. Veja margem de lucro por produto.

Importe o XML — não digite

Aqui está o maior ganho isolado do processo.

O XML da NF-e traz, por item: descrição, quantidade, custo unitário, NCM, CEST, CST e o código de barras. Importar significa:

Zero erro de digitação de quantidade e valor.
Produtos novos criados já classificados e prontos para bipar.
Custo atualizado no cadastro, o que mantém a margem verdadeira.
Contas a pagar geradas com o vencimento certo.

Digitação vira exceção, para quando o fornecedor não emite nota eletrônica. Veja importar XML de NF-e do fornecedor e NCM, CEST e CFOP.

Quando dá divergência

Faltou item. Anote no canhoto antes de assinar e comunique o fornecedor no mesmo dia. Lance no sistema o que realmente chegou, não o que a nota diz — senão o seu estoque nasce errado e você “perde” mercadoria que nunca existiu.

Veio a mais. Comunique. Ficar com o excedente sem nota é problema fiscal, não é sorte.

Veio errado ou avariado. Devolução ao fornecedor, com NF-e de saída referenciando a nota de compra. Veja nota fiscal de devolução.

Preço divergente. Resolva antes de dar entrada. Depois de lançado, o custo errado se espalha por toda a precificação.

Onde a mercadoria vai depois

Conferido não é guardado. Duas coisas fecham o ciclo:

Endereçamento. Cada produto com um lugar definido no depósito e na loja. Sem isso, o item existe no sistema e ninguém acha — o que na prática é a mesma coisa que não ter.

Precificação e etiqueta antes de ir para a gôndola. Produto sem preço na prateleira é venda travada e desconto improvisado. Veja etiqueta de gôndola sem etiquetadora.

Quem confere não deveria ser quem compra

Segregação simples que previne muita coisa: quem faz o pedido não deveria ser a única pessoa a conferir e dar entrada.

Não é desconfiança — é o mesmo princípio de ter mais de um olho no caixa. E protege quem confere.

Checklist de recebimento

Conferência cega, com o entregador presente.
Quantidade item por item, atento a caixa vs. unidade.
Validade e integridade conferidas.
Preço, desconto, bonificação e frete batendo com o pedido.
Divergência anotada no canhoto antes de assinar.
Entrada por XML, lançando o que chegou de fato.
Produto endereçado e etiquetado antes da gôndola.
Quem confere não é quem compra.

O Jefacil importa o XML da nota, cria os produtos novos já classificados, atualiza o custo e gera a conta a pagar — com o extrato de movimentação de cada item. Teste 14 dias grátis, sem cartão.