O sistema diz que você tem 40 unidades. Você conta 33. Sumiram 7.

A primeira reação de quase todo lojista é desconfiar de alguém. E na maioria dos casos que eu já vi, essa é a última causa da lista — não a primeira.

Furo de estoque tem sete causas comuns. Elimine na ordem, porque as primeiras são as mais prováveis e as mais fáceis de checar.

1. Venda não registrada

O campeão absoluto. Atendimento na correria, o produto saiu, o dinheiro entrou na gaveta e ninguém digitou.

Como confirmar: o caixa daquele dia fechou com sobra? Se sim, a mercadoria virou dinheiro e ninguém lançou. Não é roubo — é digitação.

Como resolver: lance a venda com a data em que ela aconteceu, em vez de ajustar o estoque na mão. Veja venda retroativa.

2. Entrada digitada errada

A carga chegou com 48 e alguém digitou 40. Ou digitou a caixa (1) em vez das unidades (12). O furo nasceu na entrada, não na saída.

Como confirmar: compare a última nota de entrada do item com o que foi lançado. Se você importa o XML da nota, essa causa praticamente desaparece. Veja importar XML de NF-e do fornecedor.

3. Cadastro duplicado

O mesmo produto cadastrado duas vezes, com códigos diferentes. As vendas baixam de um; a contagem soma os dois. Ou o contrário.

Como confirmar: busque pelo nome do produto e veja se aparece mais de um. É especialmente comum em loja que importa XML sem conferir se o item já existia.

4. Kit e composição mal cadastrados

Se você vende combo, cesta ou produto fabricado, a baixa acontece nos componentes. Um componente com quantidade errada na ficha técnica gera furo silencioso em todo item vendido.

Como confirmar: o furo está sempre nos mesmos insumos e é proporcional às vendas do kit? É aqui. Veja ficha técnica e kits.

5. Perda não lançada

Produto quebrou, venceu, estragou, foi usado como amostra, virou consumo interno. Saiu de verdade — só não passou pelo caixa.

Como confirmar: o item tem validade curta ou é frágil? Você tem algum lançamento de perda no período? Se a resposta for “nunca lançamos perda”, achamos.

Como resolver: baixa por perda é um lançamento próprio, com motivo. Sem ele, toda perda vira suspeita de roubo. Veja controle de validade e perdas.

6. Devolução e troca mal registradas

Cliente trocou a peça e alguém “resolveu no sistema” com um ajuste. O estoque de um item ficou certo e o do outro, errado.

Como confirmar: o furo de um item bate com a sobra de outro parecido? É troca. Veja nota fiscal de devolução.

7. Transferência entre lojas pendente

Se você tem mais de uma loja: a mercadoria saiu da loja A, chegou na B, e a transferência ficou sem confirmação. Some de um lado sem aparecer do outro.

Como confirmar: olhe as transferências em aberto. Veja transferência entre lojas.

Só depois disso: desvio

Eliminadas as sete, sobra a hipótese desagradável. E aí vale investigar direito, com dado em vez de intuição:

O furo concentra em produtos de alto valor e fácil de carregar? É sinal.
Concentra em um turno ou num operador? Cruze o horário das vendas com a escala.
Cancelamentos de venda subiram? Cancelar depois de receber é um padrão conhecido.
Descontos fora do normal? Veja quem autorizou.

O que ajuda aqui é o sistema registrar quem fez o quê: quem cancelou, quem deu desconto, quem lançou ajuste, quem fez sangria. Sem isso a conversa vira acusação sem prova, e você perde um funcionário bom por um erro de digitação.

Como não voltar a esse ponto

Inventário rotativo. Contar a loja inteira uma vez por ano não serve — quando você acha o furo, ele tem 11 meses e ninguém lembra de nada. Conte um pedaço toda semana: os itens da curva A com mais frequência, o resto com menos. Assim o furo aparece com dias de idade, e ainda dá pra investigar. Veja como fazer inventário.

Bloqueio de venda sem estoque. Se o sistema deixa vender o que não tem, o saldo negativo mascara tudo.

Ajuste com motivo obrigatório. Ajuste de estoque sem justificativa é onde os furos vão morrer sem serem explicados.

Movimentação com histórico. Todo produto deveria ter um extrato: entrou por qual nota, saiu por qual venda, ajustou por qual motivo, e quando. É esse extrato que responde “pra onde foi” em dez minutos.

Resumo

Ordem de investigação: venda não registrada → entrada errada → cadastro duplicado → kit mal montado → perda não lançada → devolução/troca → transferência pendente → desvio.

E a defesa que funciona: inventário rotativo, ajuste com motivo, extrato por produto e registro de quem fez o quê.

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