Quando uma loja está sem um produto e outra tem sobrando, a transferência move o estoque entre as duas com registro nos dois lados, sem dar baixa numa e entrada na outra na mão.

A tela fica em Estoque › Transferências. Ela aparece com duas lojas ou mais, a partir do plano Avançado, e para quem tem a permissão de transferências.

Solicitar

1. Estoque › Transferências › Nova transferência.
2. A origem é a loja em que você está.
3. Escolha a Loja destino.
4. Adicione os itens e as quantidades. Produto por quilo, litro ou metro aceita quantidade quebrada com vírgula (0,5 kg); produto por unidade, só número inteiro. Produto com grade abre a lista de numerações, com quanto cada uma tem nesta loja: digite quanto vai de cada uma (2 do 38, 1 do 39) e cada numeração vira uma linha da transferência.
5. Vai cobrar a mercadoria da outra loja? Marque Cobrar repasse de (a loja destino). Veja Cobrar o repasse.
6. Observações, se quiser.
7. Solicitar transferência.

A transferência nasce Pendente. Nada saiu do estoque ainda.

Lançar com a data de outro dia

Esqueceu de lançar a transferência de sexta e só lembrou na segunda? Dono e administrador veem, na Nova transferência, o campo Data da transferência, que já vem com hoje. Troque para o dia em que a mercadoria passou de loja:

• vale até o Prazo da venda retroativa das duas lojas (o menor deles; fica em Configurações › Lojas › (a loja) › Geral); embaixo do campo aparece “Até N dias atrás”. Data no futuro ou antes do prazo não deixa enviar;
• a saída e a entrada no estoque, o extrato do produto e o repasse (se cobrado) ficam naquele dia;
• o saldo considerado é o de agora, e a nota fiscal de transferência não sai com data anterior: ela leva a data de emissão (hoje). O detalhe da transferência avisa isso acima de Gerar nota fiscal, com o dia da transferência; na dúvida, confira com a sua contabilidade;
• na lista aparece o dia escolhido, e o detalhe mostra também quando ela foi lançada.

Os demais usuários não veem o campo: a transferência deles é sempre do dia. Mandar parte pra outra loja, na compra, também é sempre do dia.

Repartir uma compra

Chegou tudo numa loja e parte vai pra outra? Em vez de montar a transferência item por item, abra a compra recebida em Compras e clique em Mandar parte pra outra loja: os itens da nota já vêm na tela, e você só digita quanto vai de cada um. O sistema não deixa mandar mais do que a compra trouxe. Veja Compras.

Cobrar o repasse da outra loja

Cada loja tem o seu caixa, e a que manda mercadoria pode cobrar da que recebe. Ao criar a transferência, marque Cobrar repasse de (a loja destino):

• cada item ganha o campo Repasse (un.), o valor por unidade que a outra loja paga. Ele já vem com o custo do produto na loja destino, quando ele está cadastrado lá. Se não estiver, fica vazio para você digitar;
• embaixo aparece o Total do repasse (quantidade × valor de cada item, somados);
• deixou o campo de um item vazio? Esse item vai sem cobrança.

Quando a transferência é aprovada (ou confirmada direto), o sistema cria sozinho uma conta a receber na loja que enviou e uma conta a pagar na loja que recebeu, com o mesmo valor e vencimento no dia. Elas ficam fora do resultado (DRE), porque é a mesma empresa cobrando de si mesma. Pendente, rejeitada ou cancelada não cobra nada.

O detalhe da transferência mostra o Repasse e em que pé está cada lado: a receber em (loja que enviou) e a pagar em (loja que recebeu), cada um em aberto, pago/recebido ou pago em parte. As duas lojas veem os dois lados. O link Ver em Contas a receber (ou a pagar) leva direto à conta da loja em que você está. Em Financeiro › Contas a receber/pagar, a conta mostra Transferência # com o número, que abre a transferência.

A mercadoria entra na loja que recebe pelo valor do repasse, como numa compra: o custo médio do produto lá passa a contar com ele. A loja que enviou não muda, e a nota de transferência continua com o custo da loja que enviou. Sem repasse (ou com repasse zero), a mercadoria entra pelo custo da loja que enviou, como sempre.

Também dá para cobrar o repasse ao repartir uma compra.

Aprovar ou rejeitar

Quem aprova é quem tem a permissão de transferências na loja de destino, ou o dono e o administrador. Não é preciso trocar de loja no topo para aprovar.

• Aprovar: o estoque sai da origem e entra no destino de uma vez, com uma movimentação de saída e uma de entrada. Dois cliques ao mesmo tempo não duplicam nada. Em produto com grade, a numeração sai de uma loja e entra na outra: o 38 que foi já pode ser vendido no PDV de quem recebeu.
• Rejeitar: com o motivo, se quiser. O estoque não é tocado.

Para o caixa da loja que recebe só dar entrada no que chega, ligue Aceitar transferências recebidas no grupo dele, em Configurações › Grupos, área Estoque: ele vê só o Aprovar, sem criar, rejeitar nem cancelar. Quem já gerencia transferências continua podendo tudo.

Quem solicitou pode Cancelar solicitação enquanto ela está pendente.

Por que aprovação? Quem recebe confirma que a mercadoria chegou antes de o saldo andar. Evita estoque fantasma e deixa claro de quem é a responsabilidade enquanto a caixa viaja.

Transferência direta, sem aprovação

Numa rede em que a mesma pessoa manda e recebe, a aprovação é um passo a mais. Na loja que recebe, ligue Receber transferência sem aprovação em Ajustes · Transferências (o botão de dois tracinhos com bolinhas no topo da tela de Transferências).

Com isso ligado, quem tem permissão de transferência na loja de destino vê, ao criar, a opção Confirmar transferência: a mercadoria entra no estoque do destino na hora, e o botão vira Confirmar transferência. Quem não tem permissão lá continua mandando como pendente.

Produto que só existe na origem

Se o produto ainda não está na loja de destino, o sistema cria o vínculo sozinho, com saldo zero, antes de dar a entrada. Dá para mandar para a filial um produto novo sem cadastrá-lo lá antes.

Nota fiscal de transferência

• Lojas do mesmo CNPJ: a transferência é movimentação interna e não precisa de nota.
• Lojas de CNPJs diferentes: a mercadoria circula entre duas empresas e a nota é obrigatória. Quem emite é a loja que envia: depois de aprovada, o detalhe da transferência (aberto na loja de origem) mostra Gerar nota fiscal, que cria o rascunho da NF-e, e em seguida Emitir nota, que manda à SEFAZ ali mesmo. Se a loja que envia ainda não está registrada pra emitir nota, o botão não aparece: o detalhe avisa que a loja não emite e aponta Configurações › Fiscal, onde se resolve. Na loja que recebe, a transferência só mostra a situação da nota. Em produto com grade, cada item da nota leva a numeração no nome. Todo produto da transferência precisa de NCM, no cadastro ou no perfil fiscal; se faltar, a mensagem diz quais, e o filtro Pendência fiscal em Produtos lista todos de uma vez. A loja que recebe precisa ter Inscrição Estadual e endereço completo no emitente dela (Configurações › Fiscal); se faltar, Gerar nota fiscal avisa o que falta antes de criar a nota.
• Depois de gerada, o detalhe da transferência mostra a nota no lugar do botão: Rascunho (falta emitir), Em processamento na SEFAZ (a tela se atualiza sozinha), Autorizada com o número, Rejeitada com o motivo que a SEFAZ deu, ou Falhou quando a nota nem chegou à SEFAZ (cadastro ou provedor fiscal). O link Ver em Notas fiscais leva até ela. Rejeitada ou com falha não se gera de novo: corrija o que foi apontado e clique em Tentar de novo, ali mesmo ou em Notas fiscais. A nota fica em Notas fiscais da loja de origem.

Sem repasse, a transferência não mexe no financeiro: é só estoque entre filiais da mesma conta.

Achar uma transferência

O funil filtra por Status (Pendente, Aprovada, Rejeitada, Cancelada) e por Direção (Enviadas ou Recebidas). A busca aceita loja ou produto.

Veja também: várias lojas e controle de estoque.