As contas a pagar e a receber são o centro do financeiro do Jefácil. Elas ficam em Financeiro › Contas a pagar e Financeiro › Contas a receber. Financeiro › Visão geral resume as duas: quanto falta pagar e receber, quanto já venceu e o resultado dos últimos 30 dias, 90 dias ou 12 meses.

De onde as contas nascem sozinhas

Boa parte das contas nem precisa ser digitada.

Origem	Vira	Quando
Compra de fornecedor	Conta a pagar	Ao salvar a compra, com as parcelas e o vencimento que você escolheu nela
Venda fiado no PDV	Conta a receber	Na venda, no nome do cliente
Conta recorrente (aluguel, energia…)	Conta a pagar ou a receber	Antes de cada vencimento. Veja Contas recorrentes
Fatura do cartão da empresa	Conta a pagar	Quando a fatura fecha. Veja Cartões de crédito
Linha do extrato classificada	Conta já paga ou já recebida	Ao contabilizar. Veja Contabilizar o extrato

Compra → conta a pagar

A conta a pagar nasce junto com a compra, não quando a mercadoria chega. Assim, uma compra parcelada feita hoje para entregar na semana que vem já aparece no fluxo de caixa.

As parcelas caem no mesmo dia de cada mês (10/03, 10/04, 10/05). Se o mês não tem aquele dia, a parcela cai no último dia do mês.
Se você marca Já paga na compra, a conta entra quitada.
Se você cancela a compra, as parcelas em aberto são canceladas junto. As que já foram pagas ficam.
Uma compra importada pelo XML da NF-e ganha a conta a pagar quando você a recebe.

O passo a passo da compra e da importação da nota está em Compras e entrada de fornecedor.

Fiado → conta a receber

Cada venda fiado vira uma conta a receber no nome do cliente. O vencimento sai do prazo padrão do fiado. Se a venda for parcelada, cada parcela vira uma conta com seu próprio vencimento. Os detalhes estão em Fiado e crediário.

Lançar uma conta à mão

Use Nova conta a pagar (ou Nova conta a receber) e preencha a descrição, a conta do plano, o valor e o vencimento. Na conta a pagar, o fornecedor. Na conta a receber, o cliente (opcional).

Categoria: é a conta do plano de contas. O campo tem busca por nome ou código. Se a conta que você quer ainda não existe, dá para cadastrar ali mesmo, sem perder o que já digitou.
Parcelas: informe quantas (até 36) e o 1º vencimento. As próximas caem no mesmo dia dos meses seguintes. A última parcela fica com o centavo que sobra da divisão.
Empresa do grupo (opcional): para uma conta com outra empresa do seu grupo, como um aluguel cobrado da coligada. Ela entra no lugar do fornecedor ou do cliente. Veja Grupo de empresas.

Boleto na conta a pagar

No campo Boleto (opcional), você cola a linha digitável ou lê o código de barras pela câmera do celular. O Jefácil confere os dígitos e mostra o banco, o valor e o vencimento. Numa conta de consumo (água, luz, telefone) ele mostra o valor, mas não o vencimento, que não vem no código.

Se o mesmo boleto já foi lançado, aparece um aviso com a conta anterior. Dá para lançar mesmo assim, se for outro pagamento.
Uma conta com boleto não se parcela: cada boleto é um pagamento.
No menu ⋮ da linha, Copiar linha digitável leva o código para o aplicativo do banco.

Pagar e receber

Clique em Pagar (ou Receber) na linha. O sistema pede três coisas:

Valor: pode ser parcial. Uma conta de R$ 1.000 paga em R$ 300 fica com R$ 700 em aberto. A coluna Restante mostra quanto ainda falta.
Data do pagamento.
Conta: de onde o dinheiro saiu (Saiu da conta) ou onde entrou (Entrou na conta). Pode ser banco, cofre, gaveta do caixa ou carteira digital.

Sobre a conta:

No recebimento, cada forma de pagamento já vem com a conta padrão dela, por exemplo “o Pix cai no banco X”. Dá para trocar na hora.
Dinheiro recebido com o caixa aberto vai para a gaveta do caixa.
Se a empresa usa Bancos (tem ao menos uma conta cadastrada), a conta é obrigatória. Quem não cadastrou nenhuma dá baixa sem ela.
Se falta a conta na lista, dá para cadastrar ali mesmo, na opção de nova conta do próprio campo.

O valor pago ou recebido entra no saldo da conta em Bancos, no Extrato e na Previsão de saldo.

Desfazer um pagamento

Errou a baixa? Use Desfazer pagamento na linha da conta paga. A conta volta a ficar em aberto e o valor volta para a conta de onde saiu. Um pagamento que veio do extrato bancário se desfaz pela conciliação, em Bancos ou em Contabilizar.

Em Contas a receber, você desfaz um recebimento pela própria conta: abra a conta e use Desfazer no recebimento que quer tirar.

Receber várias contas do mesmo cliente

Filtre a lista pelo cliente. Aparece o botão Receber valor de (nome do cliente): você informa quanto ele pagou, e o valor abate as contas em aberto da mais antiga para a mais nova. A tela mostra antes o que vai ser quitado e o que fica parcial.

Cobrar pelo WhatsApp ou por link

Em Contas a receber, a linha tem o botão Receber e um menu ⋮ com o resto das ações:

Cobrar no WhatsApp: gera o link do saldo do cliente e abre a conversa com a mensagem pronta, com o valor, o atraso e o link. Se o cliente não tem celular cadastrado, a mensagem é copiada para você colar.
Gerar link de cobrança: uma página em que o cliente paga com Pix, boleto ou cartão. Quando ele paga, a baixa é feita sozinha. Para funcionar, configure uma conta em Configurações › Contas recebedoras.
Gerar link novo: o link anterior para de abrir.
Editar, baixar a nota fiscal (quando a conta tem nota), ratear, anexos, pedir documento, parar a régua de cobrança e cancelar.

Para lembrete automático antes e depois do vencimento, veja a régua de cobrança.

Ratear entre filiais

O aluguel do escritório, o contador e o sistema são despesas da rede, mas costumam ser lançados numa loja só. No ⋮ da conta, Ratear entre filiais… divide o valor por percentual entre as lojas e, se você quiser, por centro de custo (Administrativo, Comercial…).

As fatias precisam somar 100%. Dividir igual reparte entre as lojas escolhidas.
Cada filial vê só a parte dela nos relatórios, no DRE gerencial e no fluxo de caixa. O total da empresa não muda.
Numa conta recorrente, o rateio vale para as próximas contas geradas. As que já existem não mudam.
Conta de venda, de compra e de fatura de cartão não se rateia, porque a loja dela já foi decidida pela operação.

Os centros de custo se cadastram no Plano de contas.

Anexos

No ⋮, Anexos… guarda a nota que originou o lançamento e o comprovante do pagamento. São aceitos imagem (JPG, PNG, WEBP, HEIC) ou PDF, até 5 MB, no máximo 10 por conta. Uma foto grande é reduzida antes de subir. A linha ganha um selo com a quantidade de anexos.

Aprovação do pagamento pelo dono

A empresa pode exigir que o dono aprove um pagamento antes de ele sair. Em Contas a pagar, Mais › Regra de aprovação… define:

Exigir aprovação para pagar, ligado ou desligado.
Exigir acima de (R$): só as contas acima do limite precisam de aprovação.
Exigir em toda conta, de qualquer valor.

Qualquer conta também pode ser marcada à mão como “exige aprovação”. Quem lança pede a aprovação pelo ⋮ › Aprovação do pagamento…, e o pedido aparece no sino de quem aprova. Enquanto a conta não for aprovada, ela não pode ser paga. Se o pagamento é recusado, o motivo fica registrado.

Quem aprova é quem tem a permissão Aprovar ou recusar o pagamento de contas a pagar. Um pagamento que saiu pelo extrato sem passar pela aprovação fica marcado, e o filtro Pagas sem aprovação mostra essas contas.

Histórico do lançamento

Cada conta guarda quem criou, quem mudou o quê (com o antes e o depois) e quem pagou. Abra por Ver histórico deste lançamento.

Vencidas, canceladas e o filtro de datas

Uma conta em aberto com o vencimento no passado aparece como Vencido. Os cartões do topo (Em aberto, Vencidas, A vencer, Pagas ou Recebidas) filtram a lista.
O filtro de datas é pelo vencimento. Um fiado vendido hoje costuma vencer em 30 dias: estique o Até para enxergá-lo.
Cancelar conta não tem volta. Uma conta paga não se cancela: desfaça o pagamento antes.
Gerar relatório leva a lista filtrada para PDF ou CSV.

Todas as lojas

Quem tem mais de uma loja vê o seletor Lojas em Contas a pagar, Contas a receber, Visão geral, Fluxo de caixa, Previsão de saldo e Bancos. Ele tem a loja atual, Todas as lojas ou uma filial.

A lista ganha a coluna Filial, com o código da loja. Os totais somam as lojas escolhidas.
Fora da loja atual, a tela é de consulta. Para lançar, pagar ou receber, volte para a loja atual.
O dono e o administrador veem todas as lojas. Quem é da equipe vê só aquelas em que tem acesso ao financeiro.

Quem pode o quê

As permissões do financeiro, em Permissões:

Ver TODO o financeiro: a pagar, a receber, recorrentes e fluxo de caixa.
Ver só contas a receber: para o balcão acompanhar o fiado sem ver o resto.
Lançar contas a pagar/receber: criar, editar, pagar, receber e ratear.
Aprovar ou recusar o pagamento de contas a pagar.