Serviço é o que você vende e não estoca: afiação, conserto, costura, chaveiro, assistência técnica, instalação, manutenção. No Jefácil a tela fica em Serviços e fiscal › Ordens de serviço, e a OS nasce por um de dois caminhos:

Antes de tudo: ligar serviços

Em Ajustes · Produtos e estoque (o botão de dois tracinhos com bolinhas no topo de Produtos), ligue Serviços com preço. Isso cria a aba Serviços em Produtos e o tipo “Serviço” no cadastro. Enquanto estiver desligado, a tela fica igual à de quem só revende.

No cadastro, o serviço não tem NCM nem grade e não ocupa estoque. Ele ganha a pergunta “este serviço sai na hora?”.

Caminho 1: a OS que nasce da venda

“Sai na hora?” decide tudo

A pergunta tem três lugares, e vale o mais específico:

• Sai na hora (corte de cabelo, cópia de chave, afiação que o cliente espera): a OS já nasce concluída. É só registro.
• Fica para depois (o objeto fica na loja): a OS nasce aberta e vira fila de bancada. A venda passa a exigir cliente identificado, porque alguém vai voltar para buscar.

Sem resposta em lugar nenhum, o sistema assume que fica para depois: é melhor pedir o cliente no balcão do que perder a peça na prateleira.

O preço se digita na hora

Serviço é o único item em que você digita o valor na linha do carrinho. O preço do cadastro vira sugestão: a afiação é sempre R$ 15 e o operador só confirma, mas o conserto vale o que deu.

O dinheiro fica na venda

• O caixa fecha com o valor cheio, incluindo a mão de obra.
• O faturamento e a comissão contam o serviço.
• Concluir uma OS que nasceu de venda não cria conta a receber: o dinheiro já entrou na venda, e contaria duas vezes.
• Venda só de serviço não emite NFC-e, porque não há mercadoria para pôr no cupom. O PDV avisa antes.

Caminho 2: a OS própria

Para quem trabalha com orçamento e cobra pela OS. Clique em Nova OS.

Abrindo a OS

• Cliente e Descrição do trabalho.
• Itens: o que vai ser feito, com quantidade e valor. Cada item pode ser uma peça do estoque (a lista mostra o saldo) ou só mão de obra. A peça escolhida baixa do estoque ao concluir. Enquanto a OS está aberta, a peça fica separada para ela: se alguém tentar vender essa peça no PDV, o sistema avisa que ela está reservada para a OS (e para qual cliente) e deixa você decidir se vende assim mesmo. Orçamento ainda não separa nada.
• Serviço (p/ nota) em cada item: vem do catálogo de serviços do emitente, e só é preciso para emitir NFS-e.
• Emitente (opcional): só se for emitir nota.
• Equipamento e número de série (opcional), anexos (fotos do aparelho, laudo; ao anexar, escolha o tipo: Antes, Depois, Laudo ou Outro, e o tipo aparece na miniatura e na lista). A foto do celular é reduzida sozinha antes de subir (fica leve e legível); PDF entra do jeito que está, até 10 MB. Foto em HEIC (iPhone) que o navegador não converte pede para enviar como JPG. Ao tocar numa OS para consultar, os anexos aparecem numa seção própria: foto vira miniatura, PDF vira uma linha com nome e tamanho, e tocar abre a galeria (baixar, abrir em nova aba, ampliar). Quem só consulta vê os anexos, mas não remove; a remoção continua no Editar.
• Histórico do aparelho: com o número de série preenchido, a ficha da OS mostra Outras OS deste aparelho: N quando a loja já teve outras ordens com a mesma série (maiúscula ou minúscula tanto faz). Tocar na linha fecha a ficha e abre a lista buscando por essa série, sem os outros filtros, para ver o que já foi feito no aparelho. Sem série, ou sem outra OS, a linha não aparece.
• Responsável: quem da equipe cuida da OS.
• Agendado para: a data do compromisso.
• Serviço que se repete, com a cada quantos dias: para manutenção periódica.
• Gerar contas a receber, com o número de parcelas.
• Observações: internas, não vão na nota nem para o cliente.

Orçamento aprovado pelo cliente

Marque É um orçamento. A OS nasce na situação Orçamento, e no menu dela aparece Enviar ao cliente. Ele abre uma janela com o link do orçamento e três caminhos:

• Mandar no WhatsApp: abre a conversa com o celular do cadastro do cliente, já com a mensagem e o link. Se o cliente não tem celular cadastrado (ou só tem fixo), o botão vira Copiar mensagem pro WhatsApp: você cola na conversa dele.
• Copiar link, para mandar por e-mail ou outro canal.
• Imprimir…: um botão só, que abre um menu com as duas impressões: Imprimir / PDF e Imprimir cupom (térmica).
  • Imprimir / PDF: abre o orçamento como documento, com a logo e o contato da loja, e a janela de impressão do navegador. Para gerar o PDF, escolha Salvar como PDF. As observações internas da OS não saem no documento. Se o link foi para a pessoa errada, use Gerar novo link na própria janela: o anterior deixa de abrir.
  • Imprimir cupom (térmica): monta a OS em linhas curtas para a impressora de 58 ou 80 mm (itens, desconto e total em destaque), pela mesma tela de impressão do fechamento de caixa — escolha o papel, imprima pelo cabo, Bluetooth ou navegador. As observações internas não saem no cupom. Na OS concluída o cupom pode levar o termo de garantia da loja: escreva-o em Ajustes › Comprovante › Garantia da ordem de serviço (na engrenagem de Vendas; só o dono e o administrador veem esse ajuste). Nasce vazio; sem texto, o cupom sai sem esse bloco.

Na engrenagem de Ordens de serviço (só o dono e o administrador a veem) ficam os Ajustes da OS: depois de quantos dias avisar uma OS parada em “Aguardando peça/cliente” (padrão 3) e uma OS aberta sem andamento (padrão 7); 0 desliga. Passou do número, a OS aparece no sino (até 5 por vez, as mais antigas primeiro), para quem cuida das ordens de serviço da loja; clicar leva direto à OS. Marcou como lido, ela só volta se a OS andar e parar de novo. Se quiser também por e-mail, ligue o evento “OS parada há dias” em Configurações › Notificações: todo dia, às 8h30, o responsável pela OS (ou o dono) recebe uma lista só com as que acabaram de passar do limite, sem repetir as de ontem.

Na OS concluída, o mesmo Enviar ao cliente manda o comprovante: o WhatsApp leva o texto de serviço concluído e o link abre a OS sem botões de aprovar ou recusar. Imprimir… funciona igual.

• O cliente abre o link sem precisar de conta, vê os itens, o total, as parcelas e, se você preencheu, o aparelho e o número de série (assim ele não aprova o orçamento do aparelho errado), e aprova ou recusa (com o motivo, se quiser). A página tem Baixar PDF, se ele quiser guardar o orçamento.
• Para aprovar, o cliente informa o nome. Recusar não pede nome.
• A aprovação dele fica registrada como aprovação do cliente, separada do clique de alguém da loja: a OS mostra Aprovado por Fulano em dd/mm, R$ X, com o valor que ele viu na hora.
• Se você editar a OS depois da aprovação e o valor mudar, aparece em amarelo Editada depois do aceite: o cliente aprovou R$ X. Combine com ele antes de cobrar o valor novo. O link continua mostrando o que ele aprovou.
• Se você mudar o orçamento enquanto o cliente está com o link aberto, ele é avisado, a página se atualiza e ele responde de novo sobre o valor novo.
• Quando o cliente aprova ou recusa, o responsável pela OS (ou o dono da empresa, se ela não tem responsável) pode receber um e-mail com o número da OS, o nome do cliente e o valor. Vem desligado: a loja liga em Configurações › Notificações (“Cliente respondeu ao orçamento da OS”), e cada pessoa pode desligar o seu em Só pra mim. O e-mail sai no idioma de quem recebe (português, inglês ou espanhol; sem idioma definido, português). O sino do topo avisa quem gerencia OS na loja, sem precisar ligar nada: “Cliente aprovou (ou recusou) o orçamento da OS nº X”, por 7 dias; clique para abrir a OS e marque como lido para tirar do não lido. Se você mesmo recusar o orçamento pela tela, não aparece no sino. Para não receber, desligue o canal Sino em Configurações › Notificações. O navegador também avisa por push, quando ativado.
• O link não muda: pode ser mandado de novo, e quem abrir depois vê o que foi decidido.
• Depois da aprovação, o mesmo link vira o acompanhamento: o cliente vê as etapas Aprovado › Em execução › Pronto e, se você marcou a OS como Aguardando peça ou Aguardando cliente, a página diz isso a ele. Ele não vê há quanto tempo está parada nem as observações internas.
• Embaixo da situação aparece Enviado · ainda não aberto e, quando o cliente abrir o link, Visto em com dia e hora. Se você mesmo abrir o link logado no Jefácil, não conta.
• Para ser avisado quando o cliente aprovar ou recusar, clique em Avisar neste aparelho no topo da tela e permita as notificações do navegador. Vale para o aparelho em que você clicou; repita no celular, se quiser lá também.
• No filtro, Resposta do cliente › Orçamento sem resposta mostra os orçamentos enviados que o cliente ainda não respondeu.
• O link tem prazo: vale 15 dias. A data aparece embaixo da situação (“Link vale até…”) e para o cliente (“Responda até…”). Para mudar o prazo, use Prazo do link no menu da OS.
• Passou do prazo, o cliente ainda vê a proposta, mas com Vencido em… e sem os botões. Para reabrir, use Enviar ao cliente de novo (volta a valer 15 dias) ou Prazo do link: o endereço é o mesmo, então quem já recebeu não precisa de outro.

Se o cliente aprovou por telefone, use Cliente aprovou. Se não fechou, Não fechou. Aprovado, o orçamento vira OS aberta.

No dia a dia

• Responsável: em Filtros › Responsável, escolha Minhas OS para ver só as suas, Sem responsável para as que ninguém pegou, ou (dono e administrador) uma pessoa da equipe. O filtro aparece como etiqueta no alto da lista; toque nela para voltar a ver todas. A visão Semana e o relatório seguem o mesmo filtro.
• Agenda: o filtro Próximas ou Atrasadas ordena pela data agendada. Atrasada é compromisso vencido com trabalho pendente.
• Semana: no alto da lista, troque Lista por Semana para ver o que está marcado de segunda a domingo, dia por dia, com as atrasadas em vermelho. As setas passam para a semana anterior ou a próxima, e tocar numa OS abre a ficha dela. No celular, os dias aparecem um embaixo do outro.
• Andamento: marque a OS como Aguardando peça ou Aguardando cliente. A lista mostra há quantos dias ela está parada, e Voltar a tocar tira a marca. Quando uma peça da OS aberta não tem saldo na loja, a lista mostra o selo Falta peça e a ficha avisa qual peça falta e quanto há em estoque, com o botão Marcar aguardando peça. É só um aviso: Concluir continua recusando enquanto faltar saldo.
• Horas: registre o tempo trabalhado em cada dia. Serve para quem cobra por hora. No campo Técnico, a hora já vem no seu nome; quem gerencia vendas pode escolher outra pessoa da equipe da loja e lançar por ela. A ficha da OS mostra Horas por técnico, com o total de cada um. Para somar o período todo, toque em Horas por técnico no alto da tela de Ordens de serviço: escolha as datas e veja, por pessoa, as horas, o número de OS e o valor das OS concluídas (rateado pelas horas de cada um), com total e exportação. Horas sem técnico aparecem em Sem técnico. Só quem gerencia vendas vê esse relatório.
• Comissão do mecânico: se a oficina paga ao mecânico uma parte do serviço (por exemplo 70%), cadastre o percentual em Configurações › Usuários, no campo Comissão de OS — mão de obra (%). Ao concluir a OS, o responsável ganha esse percentual sobre a mão de obra (a peça não entra; o desconto é rateado entre serviço e peça). O valor aparece na ficha da OS e fica gravado: mudar o percentual depois não altera OS já concluídas, e reabrir a OS desfaz a comissão. Para ver o total do período, toque em Comissão no alto da tela de Ordens de serviço: por mecânico, as OS, a mão de obra, a comissão e quanto fica na loja, com exportação. Só quem gerencia vendas vê. Hoje o mecânico precisa ser um usuário do sistema e a OS tem um só responsável.
• Duplicar copia a OS, inclusive o responsável.

Concluir é o que cobra

• Concluir marca o serviço como entregue. É nesse momento que as parcelas entram em Financeiro › Contas a receber, e as peças baixam do estoque.
• Enquanto a OS está aberta, nada vai para o financeiro.
• Concluir duas vezes não duplica a cobrança.
• Aviso por e-mail ao cliente: ao concluir, a loja pode mandar um e-mail “sua OS está pronta” para o cliente (com o link da OS, se ela já foi enviada). Vem desligado: ligue em Configurações › Notificações (“OS concluída: e-mail ao cliente”). Só sai se o cliente tem e-mail cadastrado, e não sai para OS que nasceu de venda nem quando se conclui de novo. O e-mail sai no idioma do dono da loja (português, inglês ou espanhol; sem idioma definido, português).
• Depois de concluída, a OS não é mais editável — a não ser que você a reabra (veja abaixo).

Enviar ou imprimir a OS concluída

Na OS concluída aparece Enviar / imprimir (também no menu ⋮ › Enviar ao cliente). Ele abre a janela Enviar comprovante com o link da OS e os mesmos três caminhos do orçamento:

• Mandar no WhatsApp: a mensagem já vai com o aviso de que o serviço foi concluído e o link.
• Copiar link, para mandar por outro canal.
• Imprimir… › Imprimir / PDF: abre a OS como documento, com a data de Concluída em, os itens e o total como a OS terminou, e a janela de impressão do navegador (Salvar como PDF gera o arquivo). É o papel que o cliente guarda como garantia.

A página que o cliente abre não tem botão de aprovar nem de recusar, e o link não vence. As observações internas da OS não saem no documento.

Cancelar

Cancelar OS cancela as parcelas em aberto e preserva as pagas: o dinheiro entrou de verdade. OS com NFS-e autorizada não cancela direto: cancele a nota primeiro.

Quem pode mexer na OS

A OS tem permissão própria em Configurações › Grupos de permissão, na linha Ordens de serviço:

• Ver: abre a lista e a ficha da OS, sem alterar nada.
• Gerenciar: abre OS, edita, lança horas, duplica, envia o link do orçamento e conclui. Quem só opera a oficina não precisa de permissão de Vendas.

Cancelar OS, Excluir, Gerar notas fiscais, Horas por técnico e Comissão continuam exigindo gerenciar vendas (mexem com dinheiro e nota). Grupos antigos que já gerenciavam vendas seguem funcionando como antes.

Para abrir uma OS, a pessoa também precisa ver os clientes (Clientes › Ver): sem isso o seletor de cliente avisa que o perfil não pode ver a lista.

Reabrir a OS concluída

Concluiu sem querer, ou ainda falta trabalho? No dono e no administrador a OS concluída tem o botão Reabrir OS (o dono pode liberar para outros em Configurações › Grupos de permissão, a permissão Reabrir uma OS concluída). Ele pede o motivo e desfaz a conclusão: a OS volta a Aberta, as contas a receber dela são canceladas e as peças voltam para o estoque. Ao concluir de novo, a cobrança e a baixa de estoque são refeitas, uma vez só. A ficha mostra Reaberta por…, e o histórico de ações do sistema registra quem reabriu e por quê.

O Jefácil não reabre quando isso apagaria algo que já aconteceu, e diz o que fazer:

• Parcela já recebida (inteira ou em parte): estorne o recebimento em Contas a receber primeiro.
• Nota fiscal emitida ou em processamento: cancele a nota antes.
• OS que nasceu de uma venda do PDV: o valor e o estoque já são da venda; ajuste pela venda.
• OS recorrente cuja OS do próximo ciclo já está andando (com horas, anexos, em execução ou já mexida): conclua ou cancele a do próximo ciclo antes. Se ela ainda estava intocada, o Jefácil a cancela sozinho, e a conclusão seguinte abre outra.

Se havia rascunho de nota fiscal, ele continua lá: confira os valores antes de emitir, pois a OS pode ter mudado.

As notas da OS

Quando a OS tem mão de obra e peça, ela vira dois documentos. A lei separa:

O botão Gerar notas fiscais (ou Gerar NFS-e, se não há peça) cria os rascunhos em Notas fiscais, e a emissão acontece lá, com conferência. A cobrança não se divide: o cliente deve o total, e só o documento é que se divide.

• A nota pode sair antes de concluir, depois, ou nunca.
• O botão gera uma nota de cada por OS. Uma segunda NFS-e da mesma OS (quando o valor sai em partes) se lança em Notas fiscais.
• O modelo da nota das peças se escolhe em Configurações › Lojas, aba Emissão de notas, em Nota das peças da ordem de serviço.

O que costuma travar:

• Peça sem NCM: a nota das peças não sai, e a mensagem diz qual produto.
• Serviço sem o item da lista (LC 116): só a NFS-e exige. Cadastre os serviços no emitente, em Configurações › Fiscal, aba Serviços.
• Emitente sem inscrição municipal ou sem a resposta de optante do Simples: a NFS-e não sai.

Relatório

Gerar relatório leva a lista filtrada para PDF ou planilha. OS cancelada e orçamento recusado aparecem, mas não somam. Veja relatório da tela.

A numeração da OS é por loja: a OS 12 de uma loja não é a mesma OS 12 da outra.