BPO financeiro é quando um escritório cuida do contas a pagar, do contas a receber e da conciliação da loja. O Jefácil tem um caminho próprio para esse trabalho: o escritório entra com um acesso só do financeiro, vê todos os clientes numa tela, pede os documentos que faltam e fecha o mês conferido.

Dar acesso ao escritório

Em Configurações › Usuários, o dono cria o acesso da pessoa do escritório com o grupo Financeiro (BPO) em cada loja. Quando o limite de usuários do plano já foi atingido, aparece o botão Novo acesso BPO financeiro, com o grupo já marcado.

• O grupo dá o financeiro, os bancos, os relatórios financeiros e a consulta de fornecedores e clientes. Ele não dá acesso a PDV, caixa, vendas, estoque, produtos, canais, loja online nem configurações.
• Um acesso só com o grupo Financeiro (BPO) não ocupa vaga do limite de usuários do plano. Ele aparece com o selo BPO — não conta no plano.
• Se esse acesso ganhar outro grupo, passa a contar no limite, e não volta a ser BPO depois.

Mais sobre grupos e permissões em Permissões.

Minhas empresas

Financeiro › Minhas empresas aparece para quem tem acesso a mais de uma empresa. É o painel do escritório: todas as empresas numa tela, com o que falta fazer em cada uma.

Clique numa pendência para entrar na empresa já na tela que resolve aquilo. Entrar troca para a empresa e abre o início dela. Uma empresa com Nada pendente está em dia.

Você só vê as lojas a que tem acesso. Quando falta alguma, o cartão avisa quantas estão sendo contadas.

Pedir documento ao lojista

Falta a nota de uma compra ou o comprovante de um pagamento? No ⋮ da conta (em Contas a pagar ou a receber), Pedir documento… registra o que falta. O pedido aparece no sino do lojista e em Financeiro › Pendências de documento.

O lojista resolve de dois jeitos:

• Anexar documento: o arquivo vai para os anexos da conta, e o pedido se encerra.
• Responder, sem anexo. Exemplo: “é tarifa do banco, não tem nota”.

A lista tem as abas Pendentes, Resolvidos e Todos, e o filtro Só os que eu pedi. Um pedido pode ser cancelado ou reaberto. Se um pedido fica sem resposta por dias, quem pediu recebe um aviso no sino.

Aprovação do dono

O escritório lança e o dono aprova antes de o dinheiro sair. A regra (acima de um valor, em toda conta ou só nas marcadas) e o pedido de aprovação estão em Contas a pagar e a receber.

Uma conta que ainda aguarda aprovação não entra no pagamento em lote.

Fechamento de período

Depois de conferir o mês contra o extrato, feche. Financeiro › Fechamento de período trava o financeiro até uma data: dali em diante, nada com data até ali nasce, muda ou some. Um lançamento retroativo que desfaria a conferência passa a ser recusado.

• Fechar até: a data da trava. A observação registra o que foi conferido, por exemplo “conferido contra o OFX do banco”.
• O fechamento vale para a loja atual ou para a empresa inteira (todas as filiais).
• A tela mostra, por conta, o saldo no sistema, o saldo do banco e a diferença.
• Fechar exige Lançar contas a pagar/receber.
• Reabrir exige um motivo e a permissão Reabrir um período financeiro já fechado. O dono e o administrador sempre podem.

A exportação para o sistema contábil só sai de período fechado. Veja Contabilizações e exportação ao contador.

Rastro de tudo

• Ver histórico deste lançamento, em cada conta, mostra quem criou, quem mudou o quê (com o antes e o depois) e quem pagou.
• A trilha completa da empresa fica em Auditoria.

A rotina do escritório, em ordem

1. Abrir Minhas empresas e escolher onde há trabalho.
2. Importar o OFX e classificar em Contabilizar, com regras para o que se repete.
3. Pedir os documentos que faltam.
4. Conferir o período com o banco.
5. Fechar o período.
6. Exportar para o sistema contábil.